IWANA - GESTION DOCUMENTAL
Software que administra la información del sistema de gestión documental de una entidad con el fin de brindar un sustento informático a los procesos cotidianos en el manejo y tramites de documentos físicos transformándolos en electrónicos.
IWANA, es una herramienta multi-usuario, diseñada y desarrollada bajo el ambiente de la arquitectura cliente servidor, con el fin de establecer roles y delegar responsabilidades a sus diferentes usuarios.
IWANA, le proporciona el usuario una herramienta intuitiva para gestionar electrónicamente el flujo documental el cual genera su entidad comprendiendo procesos como: entrada de correspondencia, salida de correspondencia, correspondencia interna, conversión de documentos físicos a digital, interfaces amigables, almacenamiento digital esto con el fin de que se entidad este enfocada al ambiente oficinas cero papel.
Modulos
Entrada de comunicaciones
Apoya los procesos concernientes a la ventanilla única como recepción de la correspondencia, radicación, clasificación documental, revisión de la correspondencia y digitalización.
Salida de comunicaciones
Apoya el proceso del flujo documenta que se genera en su entidad dirigida a entidad o personas externas.
Correspondencia interna
apoya los procesos de envío y recepción de la correspondencia generada dentro de su entidad, haciendo que el flujo documental sea instantáneo notificando a los usuarios en forma oportuna.
Conversión de documentos físicos a digital
IWANA, proporciona una herramienta fundamental a la hora de convertir documentos físicos a digital haciendo uso de los formatos más comunes como Pdf y Multi Tiff.
Almacenamiento digital
Proporciona la facilidad de almacenar sus documentos en forma digital, organizando un archivo de forma lógica como este determinado en forma física en su organización.
IWANA, almacena la documentación generada en su entidad en un servidor dedicado, al cual acedarán los usuarios con los privilegios necesarios previniendo así posibles ataques y violación de la seguridad.
Interfaces amigables
Incorpora una interface amigable, con el fin de hacer mucho más cómoda la instancia de los usuarios en las sesiones de trabajo iniciadas.
Contexto normativo de la gestión documental
Ley 594 de 2000: ley general de archivos.
Decreto 1080 de mayo 26 de 2015: por el medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector cultura. Título II patrimonio archivístico, Capítulo I El Sistema Nacional De Archivo y Capitulo V Gestión de Documentos.
Acuerdo A GN 060 de 2001: “Por el cual se establecen las pautas para la centralización de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
Acuerdo A GN 002 de 2004: Por el cual se establecen lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Acuerdo A GN 04 de 2013: “Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 5278 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación r implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
Resolución 839 de 2017: modifica parcialmente la resolución 1995 de 1999 (Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica)
Características de IWANA
Alcance
Se propone una solución de sistema integrado para la administración y soporte de la gestión documental.
Características Específicas
Proporciona una herramienta de definición de procesos que no requiera desarrollos o implique costos adicionales por cada proceso a definir.
El sistema se apoya en e-mail para el envío de notificaciones, alertas y escalamientos del sistema.
Proporciona asignación automática de cada paso a los responsables de acuerdo a la ruta del proceso predefinida.
Cuenta con interfaces para asociar documentos físicos, digitalizados, documentos de ofimática (doc, xls, pdf), o cualquier documento estándar a cualquier etapa de un proceso.
Permite registrar la duración de las actividades de cada funcionario que interviene en el proceso para poder determinar y generar estadísticas de tiempo por actividades.
Permite definir tiempos de gestión en el ciclo de vida de los procesos, que dispararán Alarmas y Escalamientos al asignado y jefes inmediatos y superiores, cuando los tiempos de ejecución son excedidos.
Cuenta con Bandeja de Entrada (pendientes) y Bandeja de Salida (tramitados).
Proporciona varias ventanas de visualización en simultáneo.
Muestra los documentos encontrados en la lista de resultados.
Cuenta con búsquedas de documentos con la fecha o rango de fechas en la que fue almacenado.
Genera rótulos y/o otro tipo de ayudas que permitan describir e identificar posteriormente el documento durante la ruta que este siga.
Registrar los documentos que se reciban, envíe o trasladen en cada una de las dependencias con los datos adicionales que allí se originen. Permitir a las personas autorizadas para ello, la actualización o modificación de la información registrada en el sistema cuando esta sea modificable por los funcionarios competentes en las dependencias.
Registrar los datos correspondientes al trámite que se dé al documento hasta el momento en que se finalice su gestión y se dé respuesta si el caso lo requiere.
Llevar la ruta que ha seguido un trámite durante su ejecución, indicando las dependencias y personas que lo han evaluado.
El software ofrecido permite a la entidad ejecutar en forma automática la radicación de las comunicaciones, asignando numeraciones ascendentes consecutivas con constancia de fecha y hora de recibo y/o envío, y la captura de la imagen digitalizada del documento, al igual que el anexo de archivos en formato electrónico.
El módulo permite realizar backups de los registros de la base de datos y del servidor de archivos.
Personalización
Áreas
El módulo de áreas permite la configuración orgánica de su entidad, estableciendo las dependencias, oficinas y cargos de la misma.
Configuración
Permite la administración de los datos de su entidad, dependencias, cargos, formas de envío de correspondencia y medios físicos por los cuales llega o sale la correspondencia.
Rutas de archivo de gestión:
Permite la gestión del servidor FTP donde se almacenarán los archivos correspondientes a los procesos de las comunicaciones recibidas, enviadas e internas.Rutas de archivos temporales:
Permite la gestión del servidor FTP donde se almacenarán los archivos temporales generados por IWANA.Rutas para digitalización de archivo físico:
Permite la gestión del servidor FTP donde se almacenarán los archivos digitalizados del archivo físico de su entidad.Otras configuraciones:
Permite una parametrización global para el correcto funcionamiento de IWANA. Dentro de este módulo se encuentran los siguientes parámetros:Datos de la entidad.
Logo de la entidad.
Tipos de radicados, como:
YYYYMMDD-##### COD DEPEN
YYYYMMDD-##### COD DEPEN-#####
Email de ventanilla única.
Responsables de la solicitud de PQRSF.
Carga de la plantilla de comunicaciones oficiales.
Radicado con tablas de retención documental o tipos documentales.
Impresión de rótulos en:
Impresora de ticket
Documento físico
Codificación por parte de calidad de la planilla de correspondencia recibida.
Codificación por parte de calidad de la planilla de correspondencia interna.
Saludos
Permite la gestión del saludo cuando se va a dar trámite con una plantilla de comunicaciones oficiales a una correspondencia recibida.
Despedidas
Permite la gestión de la despedida cuando se va a dar trámite con una plantilla de comunicaciones oficiales a una correspondencia recibida.
Estatus
Permite la gestión del estatus al cual va dirigida la comunicación cuando se va a dar trámite con una plantilla de comunicaciones oficiales a una correspondencia recibida.
Estadísticas y reportes
Se pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos, tales como:
Número de documentos radicados, digitalizados y tramitados en dependencia.
Radicados actuales sin tramitar.
Análisis que permiten detectar posibles retrasos durante el trámite y establecer niveles de control y contingencias si es necesario.
Componentes IWANA - Propuesta
Recepción y Distribución de Correspondencia Recibida
Por medio de este módulo, se reciben todos los documentos de la entidad. Estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada).
Recepción y Distribución de Correspondencia Enviada
La radicación de salida es un módulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos de cargos y otros producidos por la entidad. Otra funcionalidad de este módulo es la generación de documentos de salida en forma masiva, utilizando documentos elaborados con formatos .pdf o .doc y un archivo asociado .csv, generando los respectivos radicados desde cualquier dependencia y haciendo uso de la radicación unificada de la entidad. Adicionalmente, el sistema puede ser parametrizado para realizar cualquier tipo de radicación que permita identificar un grupo general de documentos como memorandos, resoluciones, circulares, etc., los cuales deban ser numerados para el respectivo control en la entidad.
Recepción y Distribución de Correspondencia Interna
Por medio de este módulo, se registran todos los documentos internos de la entidad. Estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada).
Digitalización de Archivo Físico
Este módulo permite al usuario la creación de los diferentes tipos de documentos establecidos en las tablas de retención documental de su entidad. Permite a los usuarios controlar y gestionar documentos mediante opciones como reenviar, responder, archivar o adjuntar a un expediente determinado. También facilita la creación y radicación de cartas, memorandos, circulares predefinidas y otros tipos de radicados, adjuntando archivos o plantillas de documentos en formatos (Doc, Xls).
La bandeja es una herramienta de uso intuitivo similar a un cliente de correo (Outlook). Permite administrar carpetas predefinidas o personalizadas, ordenar o filtrar documentos y conformar expedientes relacionados entre sí. Los usuarios pueden acceder a la imagen digitalizada de un documento o ingresar en un módulo de vista general.
Tablas de Retención y Tablas de Valoración
Controla y gestiona los procesos relacionados con los expedientes de cada serie establecida en cada dependencia de la entidad. Permite la creación y alimentación de expedientes con el flujo documental entrante y saliente de la dependencia correspondiente.
Esta herramienta permite el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, aprobadas por el AGN para cada entidad, con un enfoque dinámico y de procesos.
Módulo de PQRSF
El módulo de PQRSF (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones) es una herramienta de gestión que permite a las organizaciones manejar comunicaciones de manera organizada y eficiente.
Oficina de archivo
El módulo de calidad permite adherirse a manuales, instructivos, procedimientos y guías de la institución, proporcionando acceso a los documentos adoptados para los funcionarios.
PQRSF en Línea
El módulo de gestión de PEQRSF (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones) permite a las entidades manejar eficientemente este tipo de comunicaciones de los usuarios. Algunas de las características clave incluyen:
Recepción y registro: Permite recibir y registrar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones de manera centralizada.
Asignación y seguimiento: Las solicitudes pueden ser asignadas a los responsables correspondientes para su resolución, y el sistema facilita el seguimiento del progreso.
Calidad
El módulo de gestión de calidad en IWANN permite a las entidades gestionar y mejorar sus procesos para alcanzar altos estándares de calidad. Las características clave incluyen:
Centralización de Documentos Oficiales: IWANA proporciona un sistema centralizado donde se almacenan y gestionan todos los documentos oficiales relacionados con la calidad, como políticas, procedimientos, manuales y guías.
Control de Acceso: El sistema ofrece control de acceso a los documentos oficiales para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder, editar o gestionar estos documentos.
Análisis de datos: El sistema ofrece informes detallados y análisis de datos sobre la calidad de los procesos, lo que ayuda a las entidades a tomar decisiones informadas para mejorar sus operaciones.
Administración y seguridad
Administra los usuarios, perfiles y niveles de acceso al sistema, registrando las acciones realizadas por cada usuario.
Usuario: Configura y gestiona los usuarios que harán uso de Iwana.
Perfiles: Configura y gestiona los permisos de acceso que tendrán los diferentes usuarios.
GENERAL: Administra la información básica de su entidad como empleados, remitentes, hojas de vida.
Funcionarios: Gestiona la información relacionada con los funcionarios y el cargo que ocupan dentro de la entidad, estableciendo datos de contacto, cargo, dependencia y acceso a archivos digitalizados.
Iwana permite establecer permisos de acceso al archivo físico digitalizado por dependencia, serie y subserie, con el fin de proporcionar un nivel mayor de seguridad, control y acceso a los documentos digitalizados.
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